Las normas legales señalan que hasta el 31 de marzo de cada año, las distintas sociedades constituidas en el país deben realizar sus asambleas generales de accionistas o sus juntas de socios.

A esta fecha muchas sociedades ya han cumplido con esa obligación, pero muchas otras las convocaron para mediados o finales de este mes y en ese periodo han surgido varias disposiciones legales, motivadas por la pandemia del COVID-19 o coronavirus, que restringen – por razones de salud pública- las reuniones de más de 50 personas, lo que obliga a los representantes legales de esas empresas o sociedades a modificar sus convocatorias para ajustarse a las disposiciones legales que declararon la “emergencia sanitaria” y otras disposiciones. De la misma manera, para que los socios que no puedan desplazarse personalmente a las reuniones con ocasión de esta emergencia, puedan hacerlo por medios virtuales aunque no estén contemplados en sus estatutos.

Con base en la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, que declaró la Emergencia Sanitaria por el Coronavirus o COVID-19, las autoridades locales y ministerios han emitido otras disposiciones que deben ser tenidas en cuenta a la hora de convocar reuniones masivas, como es el caso de las asambleas de accionistas o de miembros de entidades sin ánimo de lucro.

Una disposición legal que da alternativas para sortear esta situación de las convocatorias de las asambleas la expidió el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Se trata del Decreto 398 del 13 de marzo 2020, “por el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria, para reglamentar parcialmente el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, en lo referente al desarrollo de las reuniones no presenciales de las juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas y se dictan otras disposiciones”.

En ese sentido, analistas consultados por El Universal, señalan que “las asambleas o Juntas que ya fueron convocadas podrán ser modificadas amparadas en lo ordenado por el Ministerio de Industria y Comercio, haciéndolas no presenciales, según lo establece la Ley 222 de 1995. Otra posibilidad es que las fechas sean prorrogadas, en virtud en lo ordenado por el decreto expedido por la Alcaldía de Cartagena (Decreto 0499 de marzo 16 de 2020) en donde se restringen actividades tales como eventos, aglomeraciones públicas o privadas de carácter social, deportiva, recreativa, culturales, religiosas o de cualquier otra índole, con lo cual, las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con más de cincuenta socios o miembros, no pueden celebrar estas reuniones, salvo que acojan la alternativa ofrecida por el Decreto 398, esto es, realizar una reunión no presencial, lo cual cobra fuerza aún más en aquellas reuniones que, citadas como presenciales, se haya fijado como hora cualquiera posterior a las 6:00 p.m., con ocasión del toque provisional de queda dictada por el Alcalde ayer.

QUÉ HACER

Para realizar reuniones no presenciales aun cuando hayan sido citadas como presenciales, el representante legal de estas sociedades puede notificar de la implementación de esa alternativa, hasta un día antes de la convocatoria inicial; pero se debe indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados. La nueva citación se hará por el mismo medio usado para la convocatoria inicial.

El representante legal de estas sociedades debe dejar constancia en el acta la conformación del quórum necesario durante toda la reunión, verificar la identidad de los participantes virtuales, para establecer que sean socios, sus apoderados o los miembros de junta.

Hay que aclarar que algunas sociedades, en sus reglamentos, no permiten asambleas virtuales, y en materia de poderes solo permiten un poder por miembro o no permiten ninguno. Las actuales condiciones obligan a ser flexibles, y el uso de esta alternativa puede facilitar la celebración de asambleas y de juntas directivas.

ALGUNAS ASAMBLEAS CONVOCADAS

En Cartagena, algunas de las asamblea convocadas con anterioridad a las medidas ya enunciadas, y que aún están por realizarse, son las siguientes: Club Cartagena (19 de marzo), Unitransco (20 de marzo), Aguas de Cartagena (26 de marzo), Club de Profesionales Universitarios de Cartagena (26 de marzo) y Sociedad de Mejoras Públicas de Cartagena (26 de marzo). Para el 27 de marzo están convocadas las asambleas del Club de Pesca Marina Cartagena, Sociedad Portuaria Regional de Cartagena, Cartagena II S.A., Contecar, Zofranca, y Sociedad Portuaria del Dique. Para el 31 de marzo, Yara Colombia.

CÓMO ACERTAR EN LA NUEVA JUNTA

Las Juntas Directivas son las encargadas de acompañar a los administradores en las decisiones estratégicas de las organizaciones; por ello, es importante evaluar adecuadamente los perfiles de los candidatos para hacer elecciones acertadas.

Margarita Maldonado, Manager de PageGroup, compañía especializada en reclutamiento especializado de profesionales, afirma que “las juntas directivas constituyen la mente creativa y racional de la compañía, son quienes la dirigen y controlan…”.

PageGroup, advierte que “seleccionar de manera inadecuada los integrantes de la junta directiva puede afectar directamente la rentabilidad y sostenibilidad del negocio”. Esta firma recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

1-Determinar el contexto y la realidad de la compañía: establecer el tipo de miembros que se requieren en términos de experiencia, conocimientos y habilidades.

2.-Realizar una evaluación de la junta: establecer aquellos puntos que son importantes fortalecer o complementar con un nuevo miembro.

3-.La asesoría de un tercero es clave: para entregar una visión integral y global en términos de tendencias, disminuyendo los sesgos que originan los procesos de autoevaluación.

4- Establecer el perfil requerido para mejorar el desempeño de la junta y de la compañía: que no solo se evalúe su experiencia y conocimientos técnicos, sino también su nivel de inteligencia emocional, estilo de liderazgo y competencias blandas de cara a la cultura, estrategia y momento de la organización.

5- Hacer una selección objetiva: no remitirse simplemente a referencias de la red de contactos o a información reputacional. No se debe evaluar únicamente su hoja de vida, sino también indagar sobre otros aspectos.

6- Comparar varias opciones de candidatos: es una práctica que puede llevar a una toma de decisiones más acertada, evitando que en el corto plazo se deba efectuar un nuevo proceso de elección de miembros.

7- El nuevo miembro debe contribuir al mejoramiento de la junta: el miembro seleccionado debe complementar los sistemas de pesos y contrapesos necesarios para la objetividad del organismo.

8- Una junta directiva ideal es diversa: capaz de tener un pensamiento disruptivo y de entender el negocio con visión prospectiva, al fin y al cabo, son quienes aprueban y supervisan el cumplimiento de la estrategia.

9- ¿Cada cuánto debe renovarse la junta directiva?: Para Francisco Javier Prada, Oficial de Gobierno Corporativo del International Finance Corporation (IFC) del Banco Mundial “los cambios deben ser escalonados, no se trata de hacerlo por completo con todos los integrantes, un miembro de junta en Colombia permanece en su cargo 8.5 años en promedio, lo cual puede ser muy prolongado frente a las tendencias globales y las necesidades de renovación que están imponiendo los inversionistas”

10- ¿Cómo debe ser la junta directiva ideal? las juntas deben estar en constante evolución, y solo las que están abiertas a la renovación y al mejoramiento constante entendiendo que son conformadas por seres humanos con comportamientos y sesgos, pueden llevar a cabo acciones que logren su constante mejoramiento. Fuente eluniversal.com.co – https://www.eluniversal.com.co/economica/que-el-covid-19-no-contagie-su-asamblea-de-accionistas-XE2565330